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使用Excel掌握时间,提高工作效率

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预备阅读:Excel中工作必备的统计函数

前言

前面我们已经学习了Excel之工作中必备的统计函数,这为我们提高了很多计算的效率,我们不管是在学校中还是公司中,每天都有自己的任务,在完成工作任务的时候,难免会因为事情繁多而导致对部分工作的忽视,但是被忽视的工作却可能是这一天中最重要的一件事情。对于管理人员更是如此,如果因为一时疏忽遗漏了某项重要的工作,势必会耽误其他工作的进度,也会影响其他同事的工作效率。

因此,合理规划时间、安排工作,才能使一天的工作有条不紊、无遗漏地完成。

几种提高工作效率的方法

提前安排工作:每天下班前为第二天的工作做准备,最好用表格记录下第二天的工作任务。

安排处理顺序和时间分配:按优先级和重要性排序。

中长期计划:每周一或每月初制定一个中长期计划,具体到某天做什么,如有事件冲突,及时调整。

定期检查工作进度:每一个规划时间段内,对已做的工作进行检查,未完成的工作,分析原因,解决问题。

工作总结:方便后期的工作安排,总结前期工作的失误,如何在以后的工作中规避。

Excel中常用的日期函数

Excel中提供了丰富的日期函数,可以帮助我们安排好工作,下面简单介绍一下。

工作中我们常需要对日期进行计算,如某项目的开始和结束,中间的上班天数,员工安排等。表面看是日期的差运算,但是在Excel中,如果不用相应的日期函数,只把两个日期相减的话,得到的结果并不是我们想要的答案。而且日期之间还有各种假期,如公休、法定假日等,对于这些特殊情况都需要有对应的日期函数来帮助判断。请看下面的表来熟悉一下Excel中常用的日期函数。

函数语法 说明 实例
NOW() 返回当前日期和时间
DAY(serial_number) 返回一个月中的第几天的数字,
介于1-31之间
DAY(“2017/03/16”)=16
WEEKDAY(date, [return_type]) 返回一周中某天的整数,第二个参数用于确定返回类型,常用值为数字2 WEEKDAY(“2017/03/16”, 2)=4
MONTH(serial_number) 返回日期的月份值,是1-12之间
的数字
MONTH(“2017/03/16”)=3
YEAR(serial_number) 返回日期的年份值,是1900-9999
之间的数字
YEAR(“2017/03/16”)=2017
DATE(year, month, day) 返回日期时间代码中代表日期的数字 DATE(2017, 03, 16)=2017/03/16
DATEDIF(start_date, end_date, unit) 返回两日期之间的差值,根据选择的unit参数,可返回年数,月数和天数 DATEDIF(“2017/01/16”, “2017/03/16”, “M”)=2

日期运算函数——DATEDIF

虽然有了提高工作效率的方法和必备的函数工具,还需要好的管理方式。如上文中提到的工作的安排,就需要有一个全面的计划,不管长期短期,都应用科学的管理模型来管理自己的工作安排。这种管理模型可以用Excel中的日期和时间函数实现。

实例应用之每日工作自动提醒

1、描述

假如你是某企业的总经理,每天忙于商务洽谈和内部会议,但是事物繁杂,有时难免会将重要的工作忘记,想起了的时候又晚了,那么你需要通过一些简单的操作来为自己设计一个工作提醒系统,每天到办公室打开电脑,系统就能提醒当天或最近一周有什么安排。下表是你最近这段时间的工作日常安排。

工作安排 工作时间
各部门主管工作汇报 2017/3/17
与销售部门开会 2017/3/18
接待北京来的重要客户王总 2017/3/19
召开董事会议,讨论开发新的市场 2017/3/20
到上海出差,洽谈业务 2017/3/21

2、分析

作为总经理,这种情况应该很常见。但是由于有时候身边没有助理辅助工作,很多琐碎的事情就需要自己动手。而这个问题用Excel就能轻松解决,只需要用到DATEDIF和NOW函数。

3、操作分析

用Excel做自动提醒系统,首先我们需要设置开机后自动弹出工作簿,可使用操作系统的“启动”项来实现。工作簿自动启动后,工作表需要自动提示当天或最近一周的事件,这就需要用到上面提到的日期函数。

第1步:新建工作表。将上述表格中的内容输入到工作表中。

第2步:输入公式。在C1单元格输入文字“工作提醒”,然后在C2单元格中输入公式“=TEXT(7-DATEDIF(B2, NOW()+7, “YD”), “0天后有安排;;今天工作”)”,按回车键后显示结果,如下图所示,今天是2017年3月17日,而第一项的日期就是2017年3月17日,因此提醒“今天工作”。

第3步:查看其他结果。使用拖动法填充C3:C6单元格,得到的结果如下所示,当工作时间与当天为同一天是,单元格就会显示“今天工作”,当工作时间在当天之后时,会提示几天后有安排。

第4步:设置自动启动选项。在Win10中,打开“此电脑”,在系统盘(默认是C盘),找到路径“C:\ProgramData\Microsoft\Windows\「开始」菜单\程序\启动”,(如果ProgramData没有,请查看隐藏文件夹)然后将上一步的工作表复制到“启动”文件夹下,如下图所示,这一步操作后,重新启动电脑,工作簿就会自动打开,提醒用户。

4、决策分析

经过上面的操作,你每天打开电脑之后,系统都会自动弹出相应的工作簿,打开后会显示最近这段日期的工作安排,方便我们对工作进行合理安排和执行。

小结

上面就是今天的主题内容了,使用日期函数提高工作效率,希望通过上面的操作能帮助大家提高工作效率。如果你有什么好的意见,建议,或者有不同的看法,我都希望你留言和我们进行交流、讨论。

如果想快速联系我,欢迎关注微信公众号:AiryData。

 

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(1)个小伙伴在吐槽
  1. 提高工作效率的方法,大家感兴趣就分享吧。
    Airy2017-03-19 10:29 回复